Organisatie: planning is alles
Een paardenwedstrijd organiseren ondersteunt lokale paardengemeenschap, verhoogt winst van accommodatie en/of steunt goed doel. Maar het vraagt veel planning.
Benodigdheden
- Manège
- Verzekering
- Budget
Voorbereiding (Preplanning)
- Bepaal type evenement: playday, pleasure show, dressuur, hunter/jumper, reining, etc.
- Onderzoek data: kijk naar evenementen binnen ~240 km en gemeenschappelijke evenementen binnen ~80 km. Spreek paardenclubs (4-H, rasclubs) en check hun kalenders.
- Check faciliteit: manège groot genoeg? Opwarmmanège? Voldoende parkeerplaats voor trailers? Anders faciliteit huren.
- Klassenlijst, regels, inschrijfformulieren samenstellen en printen.
- Verzekering checken: evenement gedekt? Anders evenementverzekering afsluiten.
- Horeca regelen: catering, zelf doen, of goed doel dat winst ontvangt.
- Scheidsrechter inhuren.
- Vind aankondiger, show steward, ringmaster, kantoorpersoneel, poortwachters, overige helpers. Vrijwilligers voor veel posten, maar aankondiger/ringmaster soms betaald.
- Adverteren in paardenbladen, kranten, lokale krant. Minimaal maand van tevoren.
- Flyers ophangen bij zadelwinkels, voerwinkels, dierenartsen, gemeenschapsborden.
- Lintjes en prijzen bestellen.
- Rugnummers voor deelnemers bestellen/maken.
- Alle benodigdheden checken: tafels/stoelen showkantoor, formulieren, pennen, scorekaarten, rugnummers, lintjes. Ook: sprongen, kegels, trail obstakels, tonnen, etc. per klasse.
- Faciliteit klaarstomen: manège verven, tribunes/huisjes huren, weeks van tevoren.
- Geen geluidssysteem? Huren.
Dag voor de show
- Laatste schoonmaak/decoratie.
- Huisjes (indien) laten leveren.
- Tribunes (indien) laten leveren.
- Alle benodigdheden op manège checken.
- Scheidsrechter, aankondiger, helpers: route beschrijvingen sturen.
- Showkantoor opzetten, sprongen/toestel voor eerste klasse, parkeerterrein indelen.
- Geluidssysteem opzetten en testen.
- Voldoende slapen – je hebt het nodig!
Dag van de show
- 2-3 uur voor start op locatie. Deelnemers komen 2 uur van tevoren voor opwarmen.
- Manège checken voor eerste evenement.
- Showkantoor open voor inchecken pre-geregistreerden en daginschrijvingen.
- 30 min voor start: aankondiger welkomt, herinnert aan start, vraagt hoofdmanège vrij te maken.
- Hoofdmanège checken voor eerste klasse.
- 15 min voor start: aankondiger herinnering, deelnemers eerste klasse klaarmaken.
- Scheidsrechter en ringmaster naar manège begeleiden, check of ze alles hebben.
- Show op tijd starten.
- Klassen laten lopen, minimaal 30 min lunchpauze voor scheidsrechter/ringmaster.
- Over dag heen: vrijwilligers checken, voedsel/dranken aanbieden.
- Einde show: aankondiger bedankt iedereen.
- Faciliteit schoonmaken. Gehuurd? Netter achterlaten dan gevonden voor heruitnodiging.
- Scheidsrechter en helpers bedanken. Diner aanbieden of uiteten.
Met betrekking tot paarden
